Lokalgruppens formandskab - ansvar og opgaver
I en lokalgruppe vælges en formand og en næstformand. Formandskabets opgave er at lede bestyrelsen og sikre at foreningen driven i henhold til vedtægter og andre aftaler.
Her beskrives overordnet formandskabets ansvar. Typisk aftaler formandskabet hvem der gør hvad og uddelegere opgaver til resten af bestyrelsen eller medlemmer.
Konstituering
Formandskabet sørger for at bestyrelsen konstituerer sig i henhold til vedtægterne (typisk formand, næstformand og kasserer).
Vedtægten er lov
Formandens skal sikre at vedtægterne overholdes. Det er en god ide årligt at gennemgå vedtægterne og tilrettelægge bestyrelsens møder og arbejde ud fra gældende bestemmelser.
De vigtige opmærksomhedspunkter er typisk:
- Antal af bestyrelsesmøder som skal afholdes
- Tidspunkt for afholdelse af generalforsamling (f.eks. første kvartal)
- Frist for indkaldelse til generalforsamling (f.eks. minimum en måned før)
- Frist for indkommende forslag til generalforsamling
- Valg til bestyrelsen (hvem er på valg og valgperiode)
- Punkter som skal på generalforsamlingens dagsorden.
Lav en årsplan
Det er en god ide at lave en årsplan for foreningens arbejde.
Beslut dato for bestyrelsesmøder, generalforsamling og gerne rytme eller tidspunkter for foreningens aktiviteter.
Indkaldelse og afholdelse af møder
Det er formandens ansvar at der indkaldes til bestyrelsesmøder og generalforsamling.
Der skal tages beslutningsreferat af bestyrelsesmøder og generalforsamling, vælg en referent.
> Læs mere om indkaldelse og afholdelse af det god bestyrelsesmøde her.
> Læs mere om indkaldelse og afholdelse af den gode generalforsamling her.
Dokumentation af foreningens arbejde
Formanden har ansvar for løbende at opsamle følgende dokumentation for foreningens arbejde
- Referater fra bestyrelsesmøder
- Referater fra generalforsamlinger (underskrives af formand og dirigent)
- Årsregnskab (underskrives af hele bestyrelsen og revisor)
> Aktivitetsrapport opdateres her
Der skal føres en aktivitetsrapport over alle lokalgruppens aktiviteter. HUSK at alle typer aktiviteter skal skrives ind.
- Bestyrelsesmøder
- Generalforsamling
- Planlægningsmøder
- Aktiviteter, som klubaftner, events....
Foreningens økonomi
Formanden skal sikre at der føres et regnskab. Typisk vælges en kasserer som varetager ansvaret i løbet af året. Regnskabet skal være selvstændigt, have en balance, må ikke være et 0 regnskab og skal underskrives.
> Læs mere om regnskab, bankkonto o.l
Kontakt til landskontoret
Landskontoret udsender løbende mails og kontakter løbende lokalgruppen. Typisk er formanden kontaktpersonen, med mindre det er uddelegeret til en anden i bestyrelsen.
Formanden sikrer at kontakte landsorganisationen i forbindelse med:
- Ændring af vedtægter (sker i samråd med landskontoret)
- Information valg af nye bestyrelsesmedlemmer eller ændring af bestyrelsesposter
- Dato for generalforsamling
- Andre væsentlige ændringer.
Landsorganisationen er altid parat til at hjælpe med ovenstående, give rådgivning og hjælp, samt besøge lokalgrupperne.